Staat u al geregistreerd in het UBO-register?

Sigrid Kaag, onze minister van Financiën liet in antwoord op schriftelijke vragen van verschillende fracties weten dat zij geen reden ziet om de deadline voor de verplichte registratie in het UBO-register nog langer uit te stellen. Dit betekent dat de deadline voor registratie op 27 maart 2022 is verstreken en dat organisaties die nog niet zijn ingeschreven in het UBO-register in overtreding zijn. Wat betekent de UBO-registratie precies? Voor wie geldt deze registratie? En welke rol speelt de notaris als het gaat om deze registraties?

Wat is een UBO?

In Europese regelgeving hebben de landen van de Europese Unie met elkaar afgesproken dat zij maatregelen treffen om het witwassen van geld en de financiering van terrorisme te bestrijden. Dat doen de landen door regels te treffen die voorkomen dat de financiële markt voor deze doelen wordt misbruikt. 

Een van de maatregelen die moet voorkomen dat personen geld witwassen of terrorisme financieren via de financiële markt, is door per land een UBO-register aan te leggen. In het UBO-register staan de personen geregistreerd die binnen een organisatie de eigenaar zijn of de zeggenschap hebben. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owners en wie de UBO is, geeft dus aan wie de uiteindelijk belanghebbende binnen de organisatie is. Een organisatie kan één, maar ook meerdere UBO’s hebben. Het UBO-register is ondergebracht in het Handelsregister. Dit betekent dat de Kamer van Koophandel (KvK) het UBO-register beheert.

Financiële instellingen zoals banken en verzekeraars zijn wettelijk verplicht om het UBO-register te raadplegen bij het aangaan van een zakelijke relatie, het doen van een verkooptransactie of het uitvoeren van een bemiddelingsopdracht. Om de financiële instellingen van de juiste informatie te voorzien, is het voor bepaalde organisaties wettelijk verplicht om zich in te schrijven in het UBO-register. 

De organisaties die de UBO’s niet hebben geregistreerd bij de Kamer van Koophandel, zijn in overtreding. De minister heeft in antwoord op de vragen aangegeven zich bij de handhaving in eerste instantie te richten op organisaties die een hoog witwasrisico hebben. Toch is het ook voor alle andere organisaties van belang om op korte termijn aan de wetgeving te voldoen.

Wie moeten zich laten registreren in het UBO-register?

Bij beursgenoteerde vennootschappen en eenmanszaken is al direct duidelijk wie de belanghebbenden zijn. Voor deze rechtspersonen geldt dan ook dat het niet nodig is om de UBO’s vast te laten leggen in het UBO-register. Voor de onderstaande juridische entiteiten is inschrijving in het UBO-register wél verplicht:

• Besloten en naamloze vennootschappen die niet beursgenoteerd zijn
• Stichtingen
• Maatschappen, vennootschappen onder firma’s (vof’s) en commanditaire vennootschappen (cv’s)
• Europese economische samenwerkingsverbanden (EESV’s) die hun zetel in Nederland hebben
• Rederijen
• Verenigingen (hierop gelden een aantal uitzonderingen)
• Coöperaties
• Onderlinge waarborgmaatschappijen

Uiteindelijk gaat het om zo’n 1,5 miljoen organisaties die verplicht zijn tot een UBO-registratie. Ongeveer een derde hiervan had de UBO’s op de deadline geregistreerd in het UBO-register bij de Kamer van Koophandel.

Welke rol heeft de notaris bij de UBO-registratie?

In de wet is vastgelegd wie binnen welke rechtsvorm moet worden aangewezen als UBO. De regels hiervoor zijn voor het vaststellen van de UBO van een stichting namelijk heel anders dan voor het vaststellen van de UBO bij een besloten vennootschap, bijvoorbeeld. Iedere persoon die aan de criteria uit de wet voldoet, moet voor die betreffende organisatie worden ingeschreven als UBO. Een notaris kan aan de hand van verschillende documenten achterhalen wie binnen de organisatie als UBO moet worden aangemerkt. De registratie hiervan en eventuele wijzigingen of uitschrijvingen, kan de notaris voor u regelen.  

Bij de oprichting van een nieuwe organisatie en inschrijving in het Handelsregister is sinds 27 december 2020 al verplicht om de UBO’s te registreren. Regelt u de inschrijving van uw organisatie via HJ Notariaat, dan zullen wij u dus altijd vragen wie de UBO’s van uw organisatie zijn of dit bepalen aan de hand van de stukken die u bij ons aanlevert. Deze UBO’s registreren we bij de Kamer van Koophandel. Pas na deze registratie kunnen we de nieuwe organisatie inschrijven in het Handelsregister.

Bestaande organisaties moeten voor 27 maart 2022 de UBO’s hebben geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. Heeft u dit nog niet gedaan, dan bent u officieel in overtreding. Het is daarom verstandig om de inschrijving in het UBO-register zo snel mogelijk te regelen. Dit kunt u zelf regelen via de website van de Kamer van Koophandel, maar u kunt hiervoor ook contact opnemen met HJ Notariaat. Wij regelen dan de registratie voor u.